出張中は、交通トラブルや会議の延長などで予定変更が避けられないことがあります。そんなときに冷静に連絡できる英語表現を身につけておけば、相手に迷惑をかけずにスムーズに対応できます。ここでは、急な予定変更を伝える定番フレーズとメール例文を紹介します。
1. 会議や面談の時間変更を伝えるフレーズ
- I’m afraid I’ll be late due to traffic.
（交通渋滞のため遅れそうです。） - Could we reschedule our meeting for 3 p.m. instead?
（会議を午後3時に変更できますか？） - Something urgent has come up. Can we move our call to tomorrow?
（急用が入ったため、明日に電話を移せますか？）
2. 出張先での予定変更を伝えるフレーズ
📊 予定変更フレーズまとめ
| 場面 | 英語フレーズ |
|---|---|
| 会議が延長 | Our meeting is running over time, so I may be late for the next appointment. （会議が長引いており、次の予定に遅れるかもしれません。） |
| 調整のお願い | Could you adjust the schedule accordingly? （それに合わせてスケジュールを調整していただけますか？） |
| 随時連絡する | I will keep you updated if there are any further changes. （今後変更があれば随時お知らせします。） |
3. 丁寧にお詫びを伝えるフレーズ
💼 お詫び＋感謝のセットフレーズ
| 場面 | 英語フレーズ |
|---|---|
| 急な連絡へのお詫び | I sincerely apologize for the short notice. （急なご連絡となり申し訳ありません。） |
| 迷惑をかけたお詫び | Sorry for the inconvenience, and thank you for your understanding. （ご不便をおかけしてすみません。ご理解に感謝いたします。） |
| 柔軟な対応への感謝 | Thank you for being flexible with the schedule. （スケジュールを柔軟に調整いただきありがとうございます。） |
4. 実務で使えるメール例文（予定変更の連絡）
Subject: Schedule Change for Today’s Meeting
Dear [Client’s Name],
I apologize for the short notice, but I would like to
reschedule our meeting originally planned for 2:00 p.m.
to 3:00 p.m. due to an urgent matter.
Thank you very much for your understanding and flexibility.
Best regards,
[Your Name]
5. 出張Tips
- 早めの連絡：遅れると分かった時点で即連絡すると印象が良い
- 代替案を提示：“Could we move it to …?” のように具体的な代替案を伝える
- お詫び＋感謝：“apologize” と “thank you for your understanding” をセットで使う
まとめ
急な予定変更は出張の現場では避けられません。変更の理由 → 新しい提案 → お詫びと感謝をセットで伝えると、相手に配慮を示しつつスムーズに調整できます。
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