【ビジネス英会話 初級編14】アポイント・スケジュールで使える英語フレーズ②

アポイントや日程調整では、日時を確定するだけでなく、謝罪や相手への配慮が必要な場面も出てきます。急なキャンセルや遅延、クレーム対応など、ビジネスでは避けられない場面が多くあります。こうした繊細な状況で適切なフレーズを使えると、相手との信頼関係を守りながら問題を解決できます。今回は「日時の確定」「謝罪」「相手の怒りを和らげる」の3つの場面に絞って、そのまま使えるフレーズをまとめました。

① 日時確定を伝える英語

• The meeting is confirmed for next Monday at 10 a.m.
  （会議は来週月曜の午前10時に確定しました。）
  “confirmed” を使うことで「正式に決まった」というニュアンスが伝わります。
• Our appointment is set for Friday afternoon.
  （アポイントは金曜午後に決まりました。）
  “set for ～” は「～に設定された・決まった」という意味で、日程確定の報告によく使われます。
• Please note the confirmed date is July 15.
  （確定した日程は7月15日ですのでご確認ください。）
  変更後の日程通知に使いやすい表現です。
• I’ll send a calendar invite shortly.
  （カレンダー招待をすぐにお送りします。）
  “shortly” は「まもなく」という意味です。
• Everything is arranged for tomorrow’s call.
  （明日の電話会議の準備はすべて整いました。）
  相手に安心感を与えながら確認を促せます。

② 謝罪の基本フレーズ

③ 相手の怒りを和らげる英語表現

クレームや苦情への対応では、まず相手の気持ちを受け止めることが最優先です。「理解している」ことを示し、「解決策を提示する」流れで対応しましょう。

• I completely understand your frustration.
  （ご不満はよく理解しています。）
  クレーム対応の冒頭に必ず使いたい表現です。
• Thank you for bringing this to our attention.
  （ご指摘ありがとうございます。）
  批判をポジティブに受け止める姿勢が伝わり、相手の怒りを和らげる効果があります。
• We’ll do our best to resolve this quickly.
  （早急に解決できるよう尽力します。）
  具体的な解決策が決まっていない段階でも、この一言で相手に安心感を与えられます。
• I assure you this won’t happen again.
  （二度と起こらないようにいたします。）
  謝罪の締めくくりとして使うと、相手の信頼を取り戻しやすくなります。
• Let’s work together on a solution.
  （一緒に解決策を見つけましょう。）
  “together” という言葉が、対立ではなく協力関係であることを強調します。

ワンポイント解説

日時確定は “confirmed / set” を使うとスムーズに伝わります。謝罪は “I’m sorry / We apologize” を短く誠実に伝えるだけでOKです。相手の怒りに対応するときは、「理解を示す → 感謝する → 解決策を提示する」の流れを意識しましょう。