【ビジネス英会話 初級編15】トラブル対応で使える英語フレーズ①

ビジネスでは予期せぬトラブルが発生することがあります。そんなときこそ、冷静にシンプルな英語で状況を伝え、対応している姿勢を示すことが相手への信頼につながります。今回は「調査中であることを伝える」「解決策を提案する」「解決後のフォロー」の3つの場面に絞って、実践で使えるフレーズをまとめました。

① 問題を調査中であることを伝える英語

トラブルが発生したとき、すぐに解決策が出なくても「今対応しています」という姿勢を伝えることが最優先です。

② 解決策を提案する英語

相手に一方的に押しつけるのではなく、「提案する」スタンスで伝えることがポイントです。

• One option is to restart the system.
  （一つの方法はシステムを再起動することです。）
  断定せずに「選択肢のひとつ」として提示することで、相手が受け入れやすくなります。
• We recommend updating the software.
  （ソフトウェアの更新をお勧めします。）
  専門的な立場から推奨するニュアンスが伝わります。
• Let’s switch to the backup server.
  （バックアップサーバーに切り替えましょう。）
  “Let’s ～” で相手と一緒に対応しようとする協力的な姿勢が伝わります。
• We can offer a temporary solution.
  （一時的な対応策をご提供できます。）
  完全な解決が難しいときでも前向きな対応を示せます。
• Here’s what we suggest as the next step.
  （次のステップとしてこちらをご提案します。）
  前に進む方向性を示しながら提案できます。

③ トラブル解決後のお礼とフォロー英語

トラブルが解決した後のフォローも重要です。解決を報告するだけでなく、感謝と再発防止の姿勢を示しましょう。

• Thank you for your understanding.
  （ご理解いただきありがとうございます。）
  メールの締めくくりにも口頭でも広く使えます。
• We appreciate your patience during the issue.
  （トラブル中にお待ちいただき感謝します。）
  “during the issue” を加えることで、どの期間への感謝かが明確になります。
• The issue has been resolved.
  （問題は解決しました。）
  このフレーズの後に「原因」や「再発防止策」を続けると、より完結した報告になります。
• We’ll monitor the system closely from now on.
  （今後はシステムを注意深く監視します。）
  解決報告の後に添えると、相手の安心感が増します。
• Please contact us if you notice anything unusual.
  （何か異常があればご連絡ください。）
  継続的なサポート体制が伝わります。

ワンポイント解説

トラブル対応では「事実を伝える ＋ 解決に向けて動いている」ことを表現するのが鍵です。特に “We’re looking into it.” と一言伝えるだけで相手の不安が大きく軽減されます。解決後は必ず “The issue has been resolved.” と報告し、感謝と再発防止の一言を添えましょう。